Administration Officer (Logistics)

Job Highlight

• Even though the level of the position is indicated as IICA-1, depending on the incumbent's personal situation (candidate with national ID or resident permit), a local fee scale (LICA-8) might be applied in determining the contractor's fee.
• This position requires fluency in either English or French, with an intermediate level in the other language. By submitting your application, you confirm that you meet this language requirement.
  
  

Lead impactful projects delivering essential transactional services, ensuring excellence in logistics and procurement within a dynamic global framework.

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• Bien que le poste soit indiqué comme IICA-1, selon la situation personnelle du titulaire (candidat disposant d'une carte d'identité nationale ou d'un permis de résidence), une grille salariale locale (LICA-8) pourrait être appliquée pour déterminer les honoraires du contractant.
• Ce poste requiert une maîtrise de l'anglais ou du français, avec un niveau intermédiaire dans l'autre langue. En soumettant votre candidature, vous confirmez que vous répondez à cette exigence linguistique.
  
  

Dirigez des projets à fort impact en assurant la prestation de services transactionnels essentiels, en garantissant l'excellence en logistique et en approvisionnement dans un cadre mondial dynamique.

Role Purpose

Under the guidance and direct supervision of the Support Services Manager, the Logistics Officer is responsible for the effective delivery of procurement services reflecting best practices in international public procurement, compliance with UNOPS procurement rules and regulations, appropriate risk management and obtaining the best value for money. He/she analyzes and interprets the respective rules and regulations and provides solutions to a wide range of issues related to Logistics and procurement.

Maintaining the highest degree of personal and professional ethics, the Logistics Officer maintains a collaborative, client-focused, quality and results-oriented approach in the Business Unit

Sous la direction et la supervision directe du responsable des services d'appui, le responsable logistique est chargé de la prestation efficace des services d'approvisionnement reflétant les meilleures pratiques en matière de passation de marchés publics internationaux, du respect des règles et règlements de l'UNOPS en matière d'approvisionnement, d'une gestion appropriée des risques et de l'obtention du meilleur rapport qualité-prix. Il/elle analyse et interprète les règles et règlements respectifs et apporte des solutions à un large éventail de questions liées à la logistique et à l'approvisionnement.

Faisant preuve de la plus grande éthique personnelle et professionnelle, le responsable logistique maintient une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l'unité commerciale.

Functions / Key Results Expected

• Implements key aspects of operational logistics strategies focusing on achievement of the following results:
• Full compliance of assigned Logistics activities with UNOPS rules, regulations, policies and strategies; implementation of the effective internal control, proper design and functioning of a client-oriented Logistics management system.
• Implementation of, or support to, the different steps of the Logistics, warehousing and handover processes, support in Management of compliance review submissions;
• Participate in Evaluation; Review and Award processes; Post Purchasing: Contract finalization and issuance; Logistics; and Contract Management.
• Mise en œuvre des aspects clés des stratégies logistiques opérationnelles axées sur la réalisation des résultats suivants :
• Conformité totale des activités logistiques assignées avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS ; mise en œuvre d'un contrôle interne efficace, conception et fonctionnement appropriés d'un système de gestion logistique axé sur le client.
• Mise en œuvre ou soutien des différentes étapes des processus de logistique, d'entreposage et de passation ; soutien à la gestion des soumissions d'examen de conformité
• Participation aux processus dévaluation, d'examen et d'attribution ; après-achat : finalisation et émission des contrats ; logistique ; et gestion des contrats.
• Provides technical support and guidance to Logistics processes of the Business Unit, focusing on achievement of the following results:
• Plans design and implements appropriate logistics systems including warehousing and in country transport capacity, including establishment of Long Term Arrangements and frame agreements for e.g. customs clearance, storage, transport and distribution as might be required.
• Manage the coordination and implementation of logistics activities, to ensure timely, cost effective and safe delivery of goods and services to clients
• Arrange transportation of equipment & materials to the designated location, including loading and uploading and ensure issuance of proper documentation, i.e. delivery notes, packing list, insurance, etc.
• Monitor the progress of shipments for UNOPS and its clients and coordinate the delivery of the same at the client's delivery places
• Liaison and coordination with Freight forwarders and Transport Companies,
• Fournit un appui technique et des conseils aux processus logistiques de l'unité commerciale, axés sur la réalisation des résultats suivants :
• Planifie, conçoit et met en œuvre des systèmes logistiques appropriés, y compris l'entreposage et la capacité de transport dans le pays, y compris létablissement d'accords à long terme et d'accords-cadres pour, par exemple, le dédouanement, le stockage, le transport et la distribution selon les besoins.
• Gère la coordination et la mise en œuvre des activités logistiques, pour assurer une livraison opportune, rentable et sûre des biens et services aux clients.
• Organise le transport de léquipement et du matériel vers le lieu désigné, y compris le chargement et le déchargement, et assure lémission de la documentation appropriée, c'est-à-dire les bons de livraison, la liste de colisage, l'assurance, etc.
• Surveille l'avancement des expéditions pour l'UNOPS et ses clients et coordonne la livraison de celles-ci aux lieux de livraison du client.
• Liaison et coordination avec les transitaires et les entreprises de transport.
• Implementation of Logistics Management strategy and logistics monitoring tools focusing on achievement of the following results:
• Development and management of the rosters of suppliers. Utilization of-sourcing module in accordance with UNOPS Procurement Group goals and standards in this area.
• Monitoring of contractor performance and certification of completed work for compliance with contractual terms and payment.
• Advice, remedial actions, or solutions to Project Managers on procurement issues.
• Drafting of Long Term Agreements (LTAs) and/or service contracts and other instruments, when necessary, either through standard or emergency procurement procedures.
• Coordinate the development of monitoring tools related with storage and distribution and regularly update on SOPs to ensure best possible practices are being implemented
• Ensure that all the documents transactions in relation to procurement and logistics are well recorded
• Ensure goods and services are provided according to the signed Project Agreements with Partners Coordinate the budget preparation and forecasting for any service to be delivered by Local Freight Forwarders, transporters and other service companies.
• Assist in payment process necessary for transport and delivery service and for procured products
• Ensure regular communication with Technical Experts, Partners and UNOPS Procurement Team to ensure achievement of objectives and implementation of the Project
• Implementation Work Plan Development/improvement of SOPs to ensure smooth customs clearance, Good Storage and Distribution practices as per the UNOPS Policy and Procedure Raises logistics bottlenecks to supervisor for prioritization.
• Perform other related duties as may be assigned by the supervisor.
• Mise en œuvre de la stratégie de gestion logistique et des outils de suivi logistique axés sur la réalisation des résultats suivants :
• Développement et gestion des registres de fournisseurs. Utilisation du module d'approvisionnement conformément aux objectifs et aux normes du groupe d'approvisionnement de l'UNOPS dans ce domaine.
• Suivi de la performance des entrepreneurs et certification des travaux terminés pour la conformité avec les conditions contractuelles et le paiement.
• Conseils, mesures correctives ou solutions aux chefs de projet sur les questions d'approvisionnement.
• Rédaction d'accords à long terme (ALT) et/ou de contrats de service et d'autres instruments, si nécessaire, par le biais de procédures d'approvisionnement standard ou d'urgence. Coordonner le développement d'outils de suivi liés au stockage et à la distribution et mettre régulièrement à jour les procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour garantir la mise en œuvre des meilleures pratiques possibles.
• Veiller à ce que toutes les transactions documentaires relatives à l'approvisionnement et à la logistique soient bien enregistrées.
• Veiller à ce que les biens et services soient fournis conformément aux accords de projet signés avec les partenaires.
• Coordonner la préparation du budget et les prévisions pour tout service devant être fourni par les transitaires locaux, les transporteurs et autres sociétés de services.
• Assister au processus de paiement nécessaire pour le service de transport et de livraison et pour les produits achetés.
• Assurer une communication régulière avec les experts techniques, les partenaires et léquipe d'approvisionnement de l'UNOPS pour assurer la réalisation des objectifs et la mise en œuvre du projet.
• Mise en œuvre du plan de travail, développement/amélioration des SOP pour assurer un dédouanement fluide, de bonnes pratiques de stockage et de distribution conformément à la politique et à la procédure de l'UNOPS. Signale les goulots détranglement logistiques au superviseur pour priorisation.
• Effectue d'autres tâches connexes pouvant être assignées par le superviseur.
• Provides in-depth analysis, interpretation, and judgment in the implementation of logistics and procurement activities, focusing on the following results:
• Analyzes and interprets UNOPS financial rules, procurement procedures, and logistics policies in the context of emergency flood response operations. Compares complex operational situations to relevant precedents, identifies deviations or ambiguities, and selects appropriate actions after evaluating multiple alternatives and potential risk implications.
• Proactively identifies logistical bottlenecks, compliance risks, and inefficiencies in warehousing, customs clearance, transport, and distribution. Draws evidence-based conclusions and formulates actionable recommendations for the Support Services Manager and Project Manager, including alternative sourcing strategies, routing optimizations, and contingency plans.
• Clarifies and explains the meaning of regulations to project personnel, partners, and service providers, ensuring consistent understanding and compliance across a multicultural team.
• Exercises considerable judgment in balancing speed of delivery (required for flood response) with adherence to procurement integrity, risk management, and audit readiness. Evaluates trade-offs between establishing Long Term Agreements (LTAs), frame agreements, and spot purchases, recommending the most suitable approach based on market analysis, urgency, and value for money.
• Leads the analysis of supplier performance data, delivery lead times, and cost structures to support decision-making on contractor selection, contract amendments, and remedial actions. Provides written analyses and briefings to senior management, including root cause analysis of logistics failures and proposed systemic improvements.
• Acts as the primary resource for interpreting logistics-related policies within the Business Unit. Develops and updates Standard Operating Procedures (SOPs) for customs clearance, storage, distribution, and documentation, ensuring they reflect both UNOPS global standards and the specific operational realities of the country office.
• Fournit une analyse approfondie, une interprétation et un jugement dans la mise en œuvre des activités de logistique et d'approvisionnement, en se concentrant sur les résultats suivants :
• Analyse et interprète les règles financières, les procédures d'approvisionnement et les politiques logistiques de l'UNOPS dans le contexte des opérations d'intervention d'urgence en cas d'inondation. Compare les situations opérationnelles complexes aux précédents pertinents, identifie les écarts ou les ambiguïtés, et sélectionne les actions appropriées après avoir évalué de multiples alternatives et implications potentielles en matière de risques.
• Identifie de manière proactive les goulots détranglement logistiques, les risques de conformité et les inefficacités dans l'entreposage, le dédouanement, le transport et la distribution.
• Tire des conclusions fondées sur des preuves et formule des recommandations exploitables pour le responsable des services d'appui et le chef de projet, y compris des stratégies d'approvisionnement alternatives, des optimisations d'itinéraire et des plans d'urgence. Clarifie et explique le sens des réglementations au personnel du projet, aux partenaires et aux prestataires de services, assurant une compréhension et une conformité cohérentes au sein d'une équipe multiculturelle.
• Exerce un jugement considérable pour équilibrer la rapidité de livraison (requise pour l'intervention en cas d'inondation) avec le respect de l'intégrité de l'approvisionnement, la gestion des risques et la préparation aux audits.
• Évalue les compromis entre létablissement d'accords à long terme (ALT), d'accords-cadres et d'achats ponctuels, en recommandant l'approche la plus appropriée sur la base de l'analyse du marché, de l'urgence et du rapport qualité-prix.
• Dirige l'analyse des données de performance des fournisseurs, des délais de livraison et des structures de coûts pour soutenir la prise de décision sur la sélection des entrepreneurs, les modifications de contrat et les mesures correctives.
• Fournit des analyses écrites et des exposés à la haute direction, y compris l'analyse des causes profondes des défaillances logistiques et les améliorations systémiques proposées. Agit en tant que ressource principale pour l'interprétation des politiques liées à la logistique au sein de l'unité commerciale.
• Développe et met à jour les procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour le dédouanement, le stockage, la distribution et la documentation, en veillant à ce que elles reflètent à la fois les normes mondiales de l'UNOPS et les réalités opérationnelles spécifiques du bureau.
• Knowledge Building and Knowledge Sharing
• Organize, facilitate and/or deliver training and learning initiatives for personnel on Logistics and Procurement-related topics.
• Contribute to Procurement knowledge networks and communities of practice by providing collaborative synthesis of lessons learnt and dissemination of best practices in human resources management.
• Collect feedback, ideas, and internal knowledge about processes and best practices and utilize productively.
• Renforcement et partage des connaissances :
• Organiser, faciliter et/ou dispenser des formations et des initiatives d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés à la logistique et à l'approvisionnement.
• Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en matière d'approvisionnement en fournissant une synthèse collaborative des leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
• Recueillir des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.
  
  

Education Requirements

Required

• Bachelor's degree (or equivalent) in any discipline with 2 years of relevant experience OR
• Master's degree (or equivalent) in any discipline with 0 years of relevant experience is required
  
  

Desired

• A globally or nationally recognized professional certificate in logistics is desired.
  
  

Exigée :

• Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 2 ans d'expérience pertinente est exigé OU
• Un diplôme universitaire de deuxième cycle (Master ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 0 ans d'expérience pertinente est exigé
  
  

Souhaitée :

• Un certificat professionnel en logistique reconnu au niveau mondial ou national est souhaité.
  
  

Requirements

Experience Requirements

Required:

• Relevant experience is defined as experience in supply chain management, logistics and asset management, procurement, or any other relevant field in national or international public or corporate organizations
• Experience in the use of collaboration and productivity tools (e.g. MS Office, G-Suite, etc) and web-based management systems is required.
  
  

Desired:

• Experience of working in multicultural environments or UN system organizations in a developing country is desired.
• Experience in development or humanitarian contexts is desired.
  
  

Exigée :

• L'expérience pertinente est définie comme une expérience en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en logistique et gestion des actifs, en approvisionnement, ou dans tout autre domaine pertinent au sein d'organisations publiques ou privées nationales ou internationales.
• Une expérience dans l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (p. ex. MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion en ligne est requise.
  
  

Souhaité :

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans des contextes de développement ou humanitaires est souhaitée.